オフィス移転マニュアル -7-
オフィスプラン作り
オフィスプランニングは移転のスケジュールを決める上で、一番大切な要素であると同時に他の全ての要素を決定する前提にもなるため最も重要で、かつ時間を必要とします。早めに取り組むべきオフィス・プランニングにおいて、レイアウトやインテリア・デザインそのものをビジュアライズ（視覚化）する作業は、オフィス・プランナーやオフィス・デザイナーなどの専門家に任せれば良く、その意味においてはオフィス・プランニングは移転担当部署や移転担当者の本来業務ではないのですが、移転の動機の発生から当該企業等の組織と業務を真に理解しているのはやはり組織内の人であるという立場からオフィス・プランニングを人任せにしてはならないというわけで、直接手を下さないとはいえ、オフィス・プランニングの考え方と手順に関しては、専門家と同等の理解とチェック能力を持つようにしたいものです。
その他の留意点
スペース的なゆとり
移転先では３〜５年の間の組織変更や人員増に耐えられるだけのスペース的なゆとりを持たせたレイアウトを考えておくべきです。
書類の廃棄とレコード・マネージメント
不要な書類の廃棄や見直し（１人当り保有のファイルメーターの設定）と同時に、ファイリングシステムやレコード・マネージメントシステムの導入を図る絶好のチャンスとなります。
特に引越に際してはドキュメント類は移転業者では分類できません。書類の見直しが特に必要な理由がここにあり、移転費用の低滅にもつながります。
オフィスプランニング
- 移転の目的、狙いの確認
- 移転部門、人員の決定（全社か一部か、又は、営業部門か管理部門か等の属性）
- 新オフィス性格決定
- 移転期間（長期か、一時避難か）
ゾーニングの決定
以下の項目については、当初基本コンセプトに充分配慮を払ながら必要なエリアを設定することが大切です。
- パブリックスペース（応接室、会議室、総合受付、リフレッシュコーナーまたは談話更衣室、給茶コーナー、コピーコーナー、閲覧室等）
- 秘書室、役員室（役員フロア）
- 一般執務室
- 発送室（館内メールシステム等）
- 電算室、ディーリングルーム（空調、電源、配線システム、フリーアクセスフロア等）
- 倉庫、書庫
- ＡＴＭ ペンダー等
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