オフィス移転マニュアル -8-
その他の移転準備
オフィスを移転させるとなるとオフィス・レイアウト図の作成に限らずさまざまな事項についても事前準備に入る必要があります。
これらの作業はどれひとつをとってもきめ細かく確実に作業が進められなければならず移転直前の大変忙しい時期には各種の発注取決め契約等々の業務に追われますので事前の早めのスケジュール化と決定をすることが必要です。代表的な項目に以下のものがあげられますがこれ以外にも数多くの項目があり一覧表によるリスト化をはかり洩れがないように努めることが大切です。
ガイドブック（マニュアル）の作成と説明会
新しいオフィスに入居後オフィスワーカーが守るべきことがらについて書かれた移転マニュアルづくりや新ビル使用方法についての説明会を開催するなど新しいオフィス環境について事前に充分説明することは大切なことです。ビルオーナーが決めている館内細則を盛り込む他、塵の出し方、鍵の受渡し、喫茶コーナーの利用方法など新しいオフィスの生活ガイド小冊子をつくる必要があります。
また最近では移転に際し会議予約システム、ＩＤカードの利用、残業・休日出勤予約システム等々のよりインテリジェントで多機能な使い方やビルディングに入居することも多くなり使い勝手の事前の説明会と見学会は大切な実施項目の１つです。
官公庁への届出、手続き
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- 移転前の担当部署で手続きをします。移転のケースや転出先によって書類が異なります。特に本社移転の場合は、「定款の変更」が必要になりますので早めに問い合わせしておきます。
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- 移転登記後、「登記簿抄本又は謄本」を添えて、「納税地移転」の届出書を提出します。
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- 移転前と移転先の双方に、「登記簿謄本」を添えて「事業開始等申告書」などを提出します。
（２３区内での移転は移転先のみ）
- 印章、ゴム印、名刺・封筒・帳簿書類等の変更
- 定期乗車券の区間変更
- 新聞の配達切り替え
- 移転通知、移転挨拶状、略図の作成
- 登記申請（本社移転、支店移転）
- 郵便局、税務署、社会保険事務所、労働基準監督所、消防署への届出
- 電話回線の取替
- 電話番号の確定
- 取引銀行への届出（口座、従業員給与振込）
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