オフィス移転マニュアル -9-
作業の手順
移転作業そのものの作業項目は出来る限り細かくかつ具体的に指示することが大切です。これらの指示は文章で行い作業完了日もはっきり決めておくことが必要です。
特に注意を要するのは、コンピューター等に代表される各種情報通信機器類で移転真際までこれらを使いながら、移転後ただちに稼動させるために、ＯＡ機器類の搬出入、テストラン等の作業工程をどう組み込むのか充分に専門家や関係との打ち合せが必要で、トラブルによるビジネス現場への影響は大変大きいものがあります。
社員の準備
- 一般什器備品類
- 机、保管庫、キャビネット類の中身を別にし、引出しや扉が運搬中に開かない様にします。
- 書類の整理
- 必要なもの不必要なものに分け、必要なものは梱包します。
- ＯＡ機器類
- ＯＡ機器メーカー、ソフト会社と打合せが大切です。ＯＡ機器メーカーが運搬するものと一般搬出物とに区別します。
- 金 庫
- 中身は社員が運搬します。扉をはずして運搬することもあるので、鍵は開けておきます。
- レンタル商品
- 植木などのレンタル商品は、持っていくか、返却するか決定し、返却するものは移転前に処理しておきます。
- ラベリング
- 膨大な量の書類と備品が混乱しないように、搬出物すべてに「行き先ラベル」を貼り、作業がスムーズに進行する様にします。
道路使用許可
搬出・搬入時、かなり長時間道路を専有します。使用許可の必要なところは、必ず、届出します。又使用車輛や時間帯にも制限があることもあり、もよりの警察署に事前に相談することが必要です。
移転当日
移転スタッフは、準備がとどこおりなく進行しているか確認します。関係者や運送会社との連携により、スムーズに安全に確実に実施することが重要です。
当日における主な作業内容として下のことがらがあげられます。
- スタート前に運送会社監督者と移転スタッフとの点呼を実施。
- レイアウト表の変更の有無を確認。
- 行方不明品の有無の確認。
- 作業進行状況を、運送会社監督と定時的に確認。
- 搬出地（旧ビル）、搬入地（新ビル）との進行状況を確認。
- 搬入スタッフは、レイアウト表通り設置されているかどうかを都度確認。
- 搬入後のレイアウト変更は、全ての作業終了後の方が良い。
- 事前に搬入した新規什器品類にもラベリングが必要。
- 複数の日数にまたがる移転は、作業の進行状況により密接に業者との打合せが必要。
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